PRIVACY VERKLARING van Orde van de Bolhoed vzw
De Orde van de Bolhoed VZW hecht veel waarde aan de bescherming van uw per-soonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met per-soonsgegevens. De Orde van de Bolhoed VZW houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevens-bescherming (Verordening EU 2016/679).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens wel-ke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Orde van de bolhoed VZW zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande con-tactgegevens:
De Orde van de bolhoed VZW
Wilgenhof
8750 ZWEVEZELE
tom@carnavalzwevezele.be
Telefoon : 0474/885381
Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?
Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.
Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens ?
Uw persoonsgegevens worden door De Orde van de Bolhoed VZW verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :
• Ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst)
• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van de Orde van de Bolhoed VZW; (uitvoering overeenkomst)
▪ Aankopen van tickets (afleveren tickets, toegangscontrole, bepaling tarieven, servicemailing voor en/of na uw bezoek, contactname in geval van program-mawijziging of annulatie)
• Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang)
▪ Ezine (e-mail)
▪ Occasionele e-mails met een aanbod voor voorstellingen (die direct aansluiten bij een recent bezoek)
▪ Papieren magazine
▪ Seizoensmagazine
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestem-ming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken :
• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres,
• Privé contactgegevens : telefoonnummer, e-mail adres
• Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : identiteitskaartnummer
• Rijksregisternummer
• Persoonlijke kenmerken : geboortedatum, geboorteplaats, geslacht/gender, nationaliteit
• Interesses
• Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …)
• Opleiding en vorming
• Aanwezigheid
• Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)
We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschil-lende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoons-gegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aange-sloten verenigingen/clubs of federaties.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf
De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging. Met uitzondering van :
• Beeldmateriaal (voor public relations)
• Contactgegevens (voor direct marketing)
• …
Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is niet publiceren van gerichte foto’s van u, en het niet ontvangen van ongevraagde commerciële mails.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:
• Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
• Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..);
• Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers, …);
• Het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat
• Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers
• Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).
Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige af-spraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verstrekking aan derden - ontvangers
Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen :
• Uw gegevens worden bewaard in een gedeelde databank met de gemeente Wingene
• Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt (o.a. co-productie), en waar-voor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)
• Vaste partners van De Orde van de Bolhoed VZW zijn o.a. de gemeente Wingene
• Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, so-ciale zekerheidsinstanties, …)
Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.
Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen.
Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doel-einden.
Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien jij ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwer-king voor de intrekking daarvan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.
Of
Uw persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval worden uw persoonsgegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacy regelgeving.
Bewaartermijn
De Orde van de Bolhoed VZW bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodza-kelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.
Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…)
Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
• Alle personen die namens De Orde van de Bolhoed VZW van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Encryptie van de harde schijven van onze laptops
• Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een ‘firewall’.
• Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kun-nen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd (en opgeleid) over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid.
• Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
• Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en be-scherming van uw persoonsgegevens te garanderen.
Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan word u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.
Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvol-ledig zijn.
U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.
U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking : indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.
Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoons-gegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het ge-bruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdra-gen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om uw rech-ten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.
(U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website
Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. (om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren). Om je je identiteit te controleren vragen wij je om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.
Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming :
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
commission@privacycommission.be
Wijzigingen aan onze privacyverklaring
De Orde van de Bolhoed VZW kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.